Guida pratica su procura institoria, preposizione institoria e institore

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SCRITTO DA NOTAI DI TORINO

Notaio Lorenzo Bigiotto e Notaio Marina Strippoli. Nella loro attività professionale si occupano di successioni e famiglia, del settore immobiliare, e di quello commerciale.

Nello svolgimento della propria attività, l’imprenditore può decidere di avvalersi della collaborazione di altri soggetti: i c.d. ausiliari dell’imprenditore. Si tratta di collaboratori che possono operare esternamente all’impresa in modo autonomo o internamente alla stessa sotto la direzione dell’imprenditore.

La diversa classificazione, basata sul livello di subordinazione o autonomia, risulta utile per comprendere chi siano gli ausiliari dell’imprenditore.

Distinguiamo:

  • gli ausiliari subordinati: coloro che sono legati all’imprenditore da un rapporto di lavoro subordinato;
  • gli ausiliari autonomi: coloro che sono legati all’imprenditore da un rapporto di prestazione d’opera, come il mandato o la mediazione.

Gli ausiliari subordinati si suddividono a loro volta in:

  • Institori: soggetti designati dall’imprenditore per gestire un’impresa commerciale, una sede secondaria o un ramo specifico dell’attività;
  • Procuratori: soggetti che, sulla base di una relazione continuativa, possono compiere atti rilevanti per l’esercizio dell’impresa, pur non essendo preposti all’esercizio della stessa;
  • Commessi: soggetti che svolgono attività subordinata di tipo esecutivo, estranea a funzioni direttive.

Punti chiave

  • L’institore, preposto all’esercizio dell’impresa o di un ramo della stessa o di una sua sede secondaria, può essere considerato un alter ego dell’imprenditore; 
  • L’institore ha poteri generali che derivano dall’atto di preposizione e limiti stabiliti dalla legge che consistono nel divieto di compiere atti estranei all’attività di impresa nonché di alienare o ipotecare i beni immobili dell’imprenditore;
  • La procura institoria deve avere forma scritta e sottoscrizione autenticata e deve essere depositata per l’iscrizione presso il Registro delle Imprese;
  • L’iscrizione nel Registro delle Imprese della procura institoria riveste una grande importanza a fini dichiarativi. L’assenza di iscrizione non ne compromette la validità, ma è rilevante per l’impossibilità di opporre eventuali limitazioni dei poteri dell’institore ai terzi; 
  • La responsabilità dell’institore è solidale con quella dell’imprenditore per gli atti pertinenti all’esercizio dell’impresa mentre è personale per gli atti compiuti senza dichiarare di agire in nome e per conto del preponente;
  • I procuratori hanno poteri più limitati rispetto agli institori, riferibili ad un settore di attività dell’impresa o a una serie di atti;
  • I commessi sono ausiliari subordinati, con poteri limitati alle loro mansioni che generalmente sono di carattere meramente esecutivo;
  • La stipula di una procura institoria tramite atto notarile comporta costi fissi, tra cui imposte di registro, bollo, diritti camerali e tassa archivio, oltre all’onorario del notaio, determinato in base alla complessità del singolo caso.
Procura institoria, preposizione institoria e institore - Copertina

L’institore e la procura institoria

Ai sensi dell’articolo 2203 del Codice civile, titolato “Preposizione institoria”, “è institore colui che è preposto dal titolare all’esercizio di un’impresa commerciale. La preposizione può essere limitata all’esercizio di una sede secondaria o di un ramo particolare dell’impresa. Se sono preposti più institori, questi possono agire disgiuntamente, salvo che nella procura sia diversamente disposto.” 

Per certi versi, non è scorretto considerare l’institore come una specie di alter ego dell’imprenditore, al quale però dovrà rendere conto delle proprie azioni. Di solito, l’institore, che deve essere una persona fisica con capacità di agire, è legato all’imprenditore da un rapporto di lavoro subordinato. Tuttavia, il rapporto lavorativo può derivare anche da contratti di varia e diversa natura, come ad esempio i contratti di agenzia.

L’institore può essere collocato a capo dell’impresa commerciale, oppure di una sede secondaria o di un ramo della stessa. Se preposto all’intera impresa, dipende esclusivamente dall’imprenditore, mentre in filiali o rami specifici, potrebbe essere subordinato a un altro institore avente la qualifica di direttore generale.

Il potere di rappresentanza sostanziale dell’institore deriva dallo stesso atto di preposizione e non dal conferimento di una procura institoria che può comunque essere conferita per apporre eventuali limiti ai poteri dell’institore. La procura assume quindi una valenza completamente differente rispetto alle regole generali dettate in tema di rappresentanza in quanto non conferisce i poteri ma è necessaria unicamente per limitare i poteri che derivano espressamente dalla preposizione institoria.

La forma della procura institoria

Secondo l’articolo 2206 Cod. civ. “la procura con sottoscrizione del preponente autenticata deve essere depositata per l’iscrizione presso il competente ufficio del Registro delle imprese. In mancanza dell’iscrizione, la rappresentanza si reputa generale e le limitazioni di essa non sono opponibili ai terzi, se non si prova che questi le conoscevano al momento della conclusione dell’affare.”

Secondo l’articolo in commento, pertanto, la procura deve rivestire la forma scritta e la sottoscrizione del preponente deve essere autenticata da un notaio. Il preponente può essere l’imprenditore persona fisica o, nel contesto delle società, il soggetto investito della rappresentanza legale dell’ente. 

Per la preposizione institoria non è richiesta l’adozione di forme particolari in quanto, per il solo fatto di occupare una posizione specifica all’interno dell’impresa, l’institore acquisisce un potere generale di rappresentanza proporzionato alle mansioni assegnate. Quindi, nonostante i riferimenti del Codice civile alla procura, alla sua forma e alla relativa pubblicità, queste non sono strettamente legate all’esistenza dei poteri rappresentativi. 

Tuttavia, attenendosi ad una prassi consolidata, il preponente che intende conferire poteri gestionali a un institore ricorre sempre a una procura con sottoscrizione autenticata e successivamente iscritta nel Registro Imprese tenuto presso la Camera di Commercio. 

Regime pubblicitario della procura institoria e poteri dell’institore

La legge, pur disponendo l’iscrizione della procura institoria, non stabilisce un termine entro cui effettuarla. Si limita a imporre un lasso temporale (30 giorni dall’inizio dell’attività imprenditoriale) solo per registrare presso il Registro delle Imprese le generalità degli institori e dei procuratori (art. 2196 Cod. civ.). 

L’iscrizione della procura rappresenta quindi un evento eventuale. L’assenza di iscrizione non compromette la validità della stessa ma assume rilevanza a fini dichiarativi e di opponibilità ai terzi. Infatti, in conformità al disposto dell’articolo 2193 del Codice civile, gli atti per i quali la legge prescrive l’iscrizione, ove non iscritti, non possono essere opposti ai terzi da coloro che sono obbligati a richiederne la registrazione, a meno che non dimostrino che tali terzi ne fossero a conoscenza.

L’ampiezza dei poteri di gestione e rappresentanza dell’institore è, quindi, stabilita principalmente dalla legge. I limiti legali ai suoi poteri includono il divieto di compiere atti estranei al tipo di attività economica oggetto dell’impresa cui è preposto e l’impossibilità di alienare o ipotecare beni immobili dell’impresa.

Sono vietati gli atti che comportano cessione o trasformazione dell’azienda, ovvero quelli che possono pregiudicare la continuità dell’esercizio dell’impresa. Inoltre, sono vietati gli atti che comportano un radicale mutamento dell’attività dell’impresa.

Infine, evidenziamo come i poteri dell’institore non siano necessariamente “standard” e “fissi”. L’imprenditore può, infatti, decidere di ampliarli o limitarli secondo le necessità, stabilendo un contenuto diverso da quello legale e disponendo anche sulle modalità di esercizio di tali poteri (ad esempio stabilendo che i poteri di rappresentanza spettino a più institori congiuntamente).

Tuttavia, in mancanza di iscrizione della procura al Registro Imprese, la rappresentanza è da considerarsi generale, e le limitazioni contenute nella procura non possono essere opposte a terzi, a meno che non si dimostri che essi le conoscevano al momento della conclusione dell’affare.

Per quanto concerne le modifiche e la revoca della procura, l’articolo 2207 del Codice civile stabilisce che gli atti con i quali viene successivamente limitata o revocata la procura devono essere depositati per l’iscrizione nel Registro delle imprese, anche se l’originaria procura non è stata pubblicata e iscritta.

Questa norma, pertanto, conferma chiaramente quanto già sottolineato in precedenza, ossia che né la procura, né tanto meno la sua pubblicità, sono necessarie per la validità della preposizione. In ogni caso, in assenza dell’iscrizione delle limitazioni o della revoca, queste non sono opponibili ai terzi, a meno che non si dimostri che ne erano a conoscenza.

La rappresentanza processuale nella procura institoria

Il potere di rappresentanza processuale dell’institore è disciplinato oltre che dal secondo comma dell’articolo 2204 Cod. civ. il quale dispone che “l’institore può stare in giudizio in nome del preponente per le obbligazioni dipendenti da atti compiuti nell’esercizio dell’impresa a cui è preposto” anche dal secondo comma dell’articolo 77 Cod. proc. civ. che attribuisce espressamente tale potere all’institore.

Dal momento che la rappresentanza processuale spetta all’institore come attributo intrinseco della sua qualifica, non è necessario che la stessa risulti dalla procura institoria mentre l’esclusione di tale potere deve essere espressamente stabilita al momento del conferimento dell’incarico.

Il potere di rappresentanza processuale include qualunque decisione circa la gestione delle controversie con la sola eccezione di quelle relative alla composizione delle liti, per le quali si richiede una autorizzazione specifica.

La legittimazione processuale riguarda gli obblighi sorti per qualsivoglia atto compiuto nell’esercizio dell’impresa, sia dall’institore in proprio che da chiunque altro purché relativo all’impresa o alla sede o al ramo cui il medesimo è preposto.

La responsabilità dell’institore

La disciplina generale riguardante la rappresentanza segue un principio generale noto come contemplatio domini, in base al quale il rappresentante deve rendere palese al terzo con cui contratta la sua qualità, affinché l’atto compiuto e i relativi effetti siano attribuibili al rappresentato. In caso di violazione di questa regola, il rappresentante vincola solo sé stesso, e il terzo non può far valere i propri diritti contro il rappresentato.

Per quanto concerne la rappresentanza institoria, invece, l’articolo 2208 del Codice civile stabilisce una disciplina in parte diversa. L’institore che ometta di comunicare al terzo che sta agendo per conto del preponente è personalmente ritenuto responsabile per gli atti compiuti. Tuttavia, la responsabilità personale dell’institore si affianca a quella dell’imprenditore preponente quando gli atti posti in essere dall’institore “siano pertinenti all’esercizio dell’impresa a cui è preposto.”

L’estensione della responsabilità all’imprenditore, anche in assenza della contemplatio domini, rappresenta un’eccezione al diritto comune. Tale eccezione è giustificata dal principio dell’apparenza giuridica ovvero dalla necessità di proteggere la fiducia riposta dai terzi nell’implicita attribuzione dell’atto al titolare dell’impresa. Quindi se l’atto è rilevante per l’esercizio dell’impresa, sia l’institore che l’imprenditore risponderanno solidalmente nei confronti del terzo.

Nei rapporti interni, il preponente avrà comunque il diritto di regresso nei confronti dell’institore, se quest’ultimo ha agito per proprio conto. Al contrario, l’institore avrà il diritto di regresso verso l’imprenditore se quest’ultimo ha fatto suo il risultato dell’affare.

Gli altri ausiliari dell’imprenditore

Oltre all’institore il Codice civile prevede due ulteriori figure di ausiliari dell’imprenditore, i procuratori e i commessi, ciascuna con caratteristiche peculiari. Le differenze tra institore e procuratore, e commesso si manifestano sia dal punto di vista giuridico, per quanto concerne responsabilità e poteri di rappresentanza, che da un punto di vista economico-pratico, ovvero per le funzioni svolte all’interno dell’organizzazione aziendale.

Procuratori

I procuratori sono ausiliari di rango inferiore rispetto agli institori e non sono posti a capo dell’impresa, di un ramo di essa o di una sede secondaria. Il loro potere decisionale è limitato a uno specifico settore operativo o a una serie specifica di atti. Come gli institori, i procuratori godono di un diritto di rappresentanza generale dell’imprenditore, a meno che specifiche limitazioni non siano iscritte nel Registro delle Imprese.

A differenza degli institori, i procuratori non hanno rappresentanza processuale dell’imprenditore, nemmeno per gli atti da loro compiuti senza l’espresso conferimento di tale potere. I procuratori non sono obbligati ad adempiere agli obblighi di iscrizione nel Registro delle Imprese e di tenuta delle scritture contabili come gli institori.

La disciplina dell’articolo 2208 del Codice civile, che prevede la responsabilità solidale dell’imprenditore, non si applica ai procuratori nel caso di atti pertinenti all’esercizio dell’impresa compiuti senza la spendita del nome dell’imprenditore. 

Commessi

I commessi sono ausiliari subordinati incaricati di mansioni esecutive e materiali. Si pensi ai commessi di negozio, ai commessi viaggiatori, ai cassieri della banca e ai camerieri dei bar o dei ristoranti.

Il potere di rappresentare l’imprenditore attribuito ai commessi è notevolmente limitato rispetto a quello degli institori e dei procuratori.

Secondo l’articolo 2210 del Codice civile, i commessi sono legittimati a compiere atti che “ordinariamente comportano la specie di operazioni di cui sono incaricati”. I poteri dei commessi possono essere ampliati o limitati dall’imprenditore, ma non è previsto un sistema di pubblicità legale per tali modifiche. Le limitazioni imposte ai commessi sono opponibili ai terzi solo se rese note attraverso mezzi idonei o se si dimostra l’effettiva conoscenza delle stesse.

Infografica

Infografica procura institoria

Quanto costa fare un Procura Institoria

I costi “fissi” per la stipula di una procura institoria mediante atto notarile sono i seguenti:

  • imposta di registro in misura fissa pari a 200 euro;
  • imposta di bollo pari a 30 euro;
  • imposta di bollo virtuale per il Registro Imprese pari a 65 euro;
  • diritti camerali pari a 90 euro;
  • tassa archivio pari a 4,60 euro;

L’importo relativo all’onorario di ciascuna procura è determinato dal notaio incaricato, tenendo conto della complessità e delle attività di istruttoria necessarie. 


Domande frequenti

Cosa si intende per institore?

L’institore è un ausiliario dell’imprenditore preposto da quest’ultimo alla gestione di un’impresa, di un ramo di essa o di una sua sede secondaria. In qualità di dirigente d’azienda, ha funzioni direttive e un significativo potere di gestione, operando con autonomia e rispondendo direttamente all’imprenditore essendo, di fatto, un suo alter ego.

Cos’è la procura institoria?

Il potere rappresentativo dell’institore deriva automaticamente dalla attribuzione delle mansioni institorie, non necessariamente dal conferimento di una apposita procura. Tuttavia, la procura diventa essenziale per introdurre limitazioni specifiche al potere di rappresentanza dell’institore. Mentre la legge conferisce automaticamente i poteri di rappresentanza, la procura institoria diventa uno strumento cruciale per definire e regolare i confini di tali poteri, garantendo che siano in linea con le intenzioni dell’imprenditore. Deve essere stipulata in forma scritta, autenticata da un notaio e depositata per l’iscrizione presso il Registro delle Imprese.

Quali sono i poteri dell’institore?

L’institore ha il potere di compiere ogni attività che rientri nel normale esercizio dell’impresa, fatti salvi gli eventuali limiti contenuti nella procura. Non gli è però concesso di alienare o di ipotecare gli immobili del preponente, perché questi atti conducono a una trasformazione dell’impresa.

Che differenza c’è tra institore e procuratore?

Le differenze tra institore e procuratore si manifestano sia dal punto di vista giuridico, per quanto concerne responsabilità e poteri di rappresentanza, che da un punto di vista economico-pratico, ovvero per le funzioni svolte all’interno dell’organizzazione aziendale. I procuratori occupano una posizione inferiore rispetto all’institore, poiché non sono posti a capo dell’impresa o di un ramo o di una sede secondaria. Non svolgono funzioni direttive, poiché il loro potere decisionale è circoscritto a un settore specifico dell’impresa o al compimento di una serie di atti.


Il ruolo del Notaio 

Avvalersi della consulenza del notaio è fondamentale per il conferimento di una procura institoria. Oltre a fornire consulenza sulle clausole più appropriate da inserire, si occuperà dell’iscrizione della procura presso il Registro delle Imprese.

Riferimenti

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